事例

FAX受注システム導入事例ブルドックソース株式会社様

FAX受注業務のさらなる正確化・迅速化を実現。
ペーパーレスの推進、コスト削減にも貢献

ソースのトップブランドとして知られているブルドックソース。豊かで深い味わいと親しみやすいブルドックのマークは日本中の食卓や飲食店で愛され続け、すでに100年が経ちました。

ブルドックソース株式会社は、「ソースは食のエッセンス」という企業像を掲げ、次の100年に向けた歩みを開始しています。

そうした中、物流改革も着実に進められています。「お客様に新鮮な商品を正確にお届けする」という物流の基本をベースに、環境対策、物流の全体最適化、業務の効率化、お客様サービスの向上の実現へ。

三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社（MDIS）の受注システム導入も、長期的な視点に立った物流デザイン構想の一環としてのものでした。受注業務の精度を高めながら、トータル物流コストの削減、大幅なスピードアップ、業務の効率化を実現。さらには、環境対策としても有効なペーパーレスを推進するほか、Webを利用した情報提供による営業活動の支援も行っています。

愛され続けて100年次の100年に向けて

ソースといえばブルドックソース。1世紀に渡るブルドックソースの歩みは、日本のソース文化の歩みでもあります。ブルドックソースでは創業100周年を機に、「ソースは食のエッセンス」という考え方を掲げています。信頼と伝統のトップブランドを基盤に、家庭の団らんを演出する「月島もんじゃ焼きシリーズ」や、ヘルシー志向のニーズに応える「クッキングソース」など、日本の食生活をより元気に楽しくするメニューやソースの開発に力を注いでいます。

次の100年に向けた取り組みは物流改革においても進められています。長期的な視点に立った物流デザイン構想について、物流管理部物流管理グループ参事の原宏氏は、「物流デザイン構想は、当社の企業理念である"お客様に幸福感を味わっていただける商品を提供すること"の実現を目的とするものです。その基本は、お客様に新鮮な商品を正確にお届けすることです。

さらに、これからは環境に配慮した物流マネジメントや、物流の全体最適化を図り、業務の効率化やトータルコストの削減を推進していくことも重要です」と将来への物流のビジョンを示します。

物流管理部物流管理グループ参事原宏氏

物流管理部物流管理グループ主任田中敬一氏

物流デザイン構想の一環としてFAX受注システムを導入

FAX受注システムも物流デザイン構想の一環として導入されました。その出会いは偶然であり、また必然でした。

「物流デザイン構想を考えているとき、たまたまある物流展でMDISのFAX受注システムを見ました。私の考えにピッタリ合うシステムだったので、『これは使える』とその場で思いました」と原氏は当時を振り返ります。

ブルドックソースのお得意様からの注文は、電話、オンライン、FAXの3形態で行われています。従来、全国の各支店ごとで対応していましたが、効率面や精度面、管理面などで大きな課題がありました。

これらの課題を解決するために、コールセンターを設置し、受注業務の一元化を実現しました。その中心的な役割を果たしているのが、受注業務の70%近くを占め、FAX受注の効率化を図るFAX受注システムです。

システム構成図

正確化、効率化はもとより環境対策、営業支援も実現

FAX受注システムの導入は2002年10月。それまでは、FAXで送信された注文書を得意先コードや商品コードなどを使って専用の受注票に転記し、何度も突合せのチェックを行い、さらに受注票とFAX用紙を地域別に仕分けしてキャビネットに保管管理していくといった複雑な作業工程となっており、多くの手間と人員を要しました。

しかしながらFAX受注システムの導入により、オペレータの作業は、FAXサーバへ取り込まれたFAX注文書を、2画面端末を使い、左側のFAX注文書のイメージ画面を見ながら右側の入力画面に入力するだけになりました。

入力データはバッチ管理によりホストコンピュータへ返送され、受注引当確定となります。チェックも受注一覧をプリントアウトし、FAX注文書のイメージデータと突合せて確認します。受注業務に関する作業工程の大幅なショートカットと、2画面端末を用いた画面設計など正確性を高める機能により、精度を高めながら大幅な業務の効率化とスピードアップを実現。わずかな人員で全国の受注業務への対応が可能になりました。

入力業務の効率化について、物流管理部物流管理グループ主任の田中敬一氏は「入力画面には、記憶されているデータをもとに必要なデータがあらかじめ入っています。特定商品だけをご注文いただくお客様の場合なら、数量とお届け日の入力だけで商品コードをいちいち入力する必要もありません。また、お客様のデータが蓄積されるほどに入力業務もますます簡単になっていきます」と話します。

これまでは商品コードの知識など、入力業務の習熟に時間がかかりましたが、FAX受注システムなら1日研修すれば翌日から誰でも入力業務ができるようになります。現在、FAX受注は1日平均400件ほどですが、ピーク時には800件に及ぶこともあります。入力作業が容易なFAX受注システムなら、その場合の人員補強もスムーズに行えます。

さらに精度の向上について田中氏は、「チェック用にプリントアウトされる受注一覧とFAX注文書の突合せがうまくできるように、商品データの並びを同じにするなどの工夫をほどこしています。まずはチェックする要素を少なくすることが大切です。転記をなくし入力情報を簡略化することが、効率化はもとより精度向上にもつながっています」と語ります。

壁一面を占拠していた保管スペースも必要なくなり、電話でお客様から発注内容の確認などがあった際も、該当する伝票を探し出す手間もありません。お客様から電話で問い合わせがあると、入力作業中でもポップアップ画面でお客様名と電話番号の情報、そのお客様の入力情報が画面に表示されるなど、迅速な対応を可能にしています。また、全社的なペーパーレスの推進にもつながり、環境対策としても貢献しています。

他方、営業活動の支援面でも活用が進んでいます。営業マンはWeb検索により10件ごとに表示される受注リストや、FAX注文書のイメージデータをいつでも見ることができ、注文状況を即座に把握することができます。

さらにシステムを有効活用しお客様サービスの向上へ

「1年くらいで今回の投資分を回収できるだろうと考えていましたが、トータルでの大幅な物流コストの削減につながり、ずっと早く目標を達成することができました」と原氏はコスト面のメリットも強調します。

今後の展開についてさらに原氏は、「コールセンターはお客様とのコミュニケーションにおいて重要な拠点となるものです。FAX受注についても、商品情報やキャンペーン情報などのメッセージを伝達するコミュニケーションの手段としてさらにシステムの活用を図り、お客様サービスの向上や、受注の促進につなげていきたいと考えています」と将来を展望します。

日本の食文化をもっと楽しくもっとおいしく、そして元気に。次の100年に向けて、ブルドックソースは着実に歩みを進めています。

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