事例

FAX受注システム導入事例朝日電器株式会社様

FAXによる電器用品の注文をCTI技術により迅速・的確に処理

設立以来30数年。電球、配線器具をはじめ多様な電器用品の卸売企業として発展してきた朝日電器株式会社。お客様は全国のホームセンターや家電量販店へと広がっています。家庭用からプロ用までの多彩なニーズに、多品種・小ロットでお応えしており、現在では全商品の中でオリジナルブランド「ELPA」が50%以上を占めています。

朝日電器株式会社では、受注センターに寄せられるお客様からのFAX注文を、迅速・確実に処理するFAX受注システムを導入しました。

送付されてきたFAXデータをもとに、短時間での出荷を実現するとともに、FAX注文書のファイリングやお客様からの問い合わせなどの業務を効率化し、お客様満足度の向上に貢献しています。

書式の異なる膨大な注文書を効率よく処理するために

朝日電器では約6年前に、分散していた受注窓口を東日本DCと西日本DCに集約し、受注業務の効率化を推進してきました。受発注業務においては、出荷現場にいかに迅速に正確に、指示を出すことができるかが重要です。

ホームセンターや家電量販店からの注文は、現在大半の85%程度がEOS（オンライン受発注システム）を介して行われています。しかし店頭での欠品時などにFAXによる発注も頻繁に行われています。発注書の書式もお客様により異なるため、OCRシステムの導入は難しいのが現状です。

営業本部・東日本DC 係長の戸沢佳孝氏は、「毎日数百件のFAX受注をいかに効率化できるか、頭を悩ませていました。2・3年前、偶然に雑誌で目にした三菱電機のFAX受注システムに興味を持ち、話を聞くうちに、まさに当社に最適なシステムだと考え、会社に導入を提案しました」と、当時を振り返ります。

東日本DCのFAX受注システムは、2001年11月に稼働スタートし、本年2月に業務の完全移行を行いました。

営業本部
東日本DC・DC長
高倉強治氏

営業本部
東日本DC・係長
戸沢佳孝氏

営業本部
東日本DC物流課・主任
山崎孝之氏

2画面タイプの端末により迅速な受注データ入力

2画面端末で効率的な入力作業

朝日電器のFAX受注システムでは、お客様が送信した発注書は一旦受注センターにあるFAX CTIサーバに取り込まれます。まず受注担当の管理者が受注内容を1枚ずつ画面上で確認します。ナンバーディスプレイとTSIコードにより、お客様情報がすでに入力された状態になっているため、お客様と出荷日の確認入力といった一次仕分けが迅速に行えます。

オペレータへは一次仕分けにより急ぐものから順にデータが渡されます。オペレータは管理者の入力作業を受け継ぎ、発注書を画面で確認しながら、商品や数量など受注データの入力を行います。入力用端末は2画面タイプのPCを利用しており、一方でFAX情報を表示させ、一方で入力を行うという効率的な作業を実現しています。

入力された受注データは一定時間おきに、西日本DCのホストコンピュータに転送されます。ホストが採番した正式注番をFAX CTIサーバに返送することにより注文確定となります。

お客様からの問い合わせにも迅速な対応が可能に

本システム導入以前では、FAX伝票の管理や保管は煩わしい業務でした。保管スペースが膨大になり、お客様によっては電話で発注内容の確認をされるのですが、該当する伝票を探し出すのに2時間近くも要する場合がありました。

しかしシステム導入後は、受注データはすべてサーバの中にあるわけですから、受注センター内のスペース効率が良くなったのはもちろん、検索も迅速に行えるようになりました。

営業本部・東日本DC 物流課主任の山崎孝之氏は、「FAX受注システムを導入してからFAXの仕分けに手間取ることもなくなり、チェックや検索が瞬時にできるので、お客様からの問い合わせに即座に答えられるようになりました」と笑顔を見せます。

午前の締め時間までに送られてきた当日出荷発送のFAXデータ入力がすべて終わるまで、従来では午後過ぎまでかかっていました。しかし、FAX受注システムの導入により、データ入力の時間を2時間も短縮できるようになりました。この時間短縮は大きなメリットと言えるでしょう。

システム構成図

導入しやすいだけでなく低コストであることが重要

出荷検品作業も効率化

朝日電器にとって、三菱電機のFAX受注システムは、まさに思い描いていたシステムそのものであったようです。導入に際しても特に苦労はなかったようです。また迅速な導入決定の要因として、コスト面も忘れることはできません。

営業本部・東日本DC長の高倉強治氏は、「当社の規模の受発注業務では、数千万・億に及ぶシステムコストはかけられません。本システムは当社の業務規模にふさわしく、低コストでの導入が可能であったため、積極的に導入を推進しました」と語ります。

また戸沢氏も、「このような受注システムを欲している企業は、潜在的にいっぱいあるのではないでしょうか」と想像されます。

朝日電器は、1977年にコンピュータを導入するなど、情報化に積極的な企業です。すでに出荷現場においてもハンディターミナルによる検品など、出荷精度の向上と迅速化が図られています。FAX受注システムにより、受注から出荷まで、トータルな効率化が実現したことになります。

CTI技術をさらに活かし受注センターの機能強化へ

受注のシステム化により、早朝に受注した商品は、その日の夕刻には出荷できる体制が組めるようになったという朝日電器。今後も、お客様との接点となっているFAX CTI技術をさらに活用していきたい考えです。

高倉氏は、「FAX受注システムの導入により、東日本DCがようやく受注センターとしての機能を発揮できるようになりました。受注業務は、まさに営業業務そのものと言っても過言ではありません。今後はお客様の発注状況を分析し、在庫を削減しながら欠品を無くすという、売りの効率を向上させることが求められます。今後、社内の出荷体制の強化を図るとともに、お客様に売場のアドバイスまでできるように努力したいですね」と、将来を展望します。

エレクトリック・ライフ・パートナー（ELPA）を標榜する朝日電器の新たな発展が見えてくるようです。