事例

FAX受注システム導入事例株式会社J-オイルミルズ様

定型・非定型フォームの仕分けと先進の画像処理技術を駆使することで、FAX受注業務の効率化と顧客満足度向上を実現

食用油・油糧製品の製造、加工、販売を主たる事業とする株式会社J-オイルミルズは、2004年7月に株式会社ホーネンコーポレーション、味の素製油株式会社、吉原製油株式会社の経営統合により発足しました。

家庭用から業務用まで油脂製品の受注業務を一手に担う受注センターでは、業務改革に取り組むなか、三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社（MDIS）の「FAX 受注システム」を導入。定型・非定型フォームが混在する受注伝票処理の一元化と、既存の基幹システムとの連携による最適化を図ることで、大幅な業務の効率化と顧客満足度の向上、環境負荷低減を実現しています。

合併による受注拠点の統合を機に受注業務の最適化に着手

家庭用食用油シェアNo.1の「AJINOMOTOさらさらキャノーラ油」や家庭用マーガリン「ラーマ」をはじめ、業務用の油脂製品、配合飼料などに利用される油糧、サプリメントなどに用いられる栄養素材、飼料、スターチなどの製品の開発、製造、販売を行う株式会社J-オイルミルズ。2009年7月に合併・設立5周年を迎えた同社は、これまでに生産・物流・原料調達、営業・研究開発・マーケティングの各分野で、多くのシナジー効果を生み出してきました。

ロジスティクス部部長兼受注センター長の芹沢正史氏は、「受注業務においても、各社で分散していた受注拠点を集約するなどの施策により、生産性のさらなる向上を推進してきました」と語ります。

同社の受注センターでは、オンライン受注対応の強化を図るなか、マーガリンなどの取扱商品が増えたFAX受注においてもシステム化による効率化を決断しました。

「FAX受注業務の生産性を高めるためには、OCRを活用したデータエントリーの省力化がポイントになります。しかし、発注するお客様の都合もあり、すべてOCR処理できる定型フォームをご利用いただけるわけではありません。そこで、定型フォームではOCRによって最大限の省力化を実現し、非定型フォームの処理においてもシステムでオペレータの負荷を大幅に軽減できる仕組みをシステム化のコンセプトとしました。さらに、顧客用定型発注書作成・出荷案内送付などの特に負荷の高い業務を効率化するには、顧客情報、販売情報を管理している既存の基幹システムとの連携を最適化することも不可欠でした」（芹沢氏）

ロジスティクス部部長
兼受注センター長
芹沢正史氏

情報システム部
次長
宮前重幸氏

情報システム部
課長代理
森山徹也氏

受注センター業務を熟知した、的確な提案力と構築実績を評価

システム導入にあたり、複数のベンダーによる提案を詳細に比較検討した同社では、MDISのFAX受注システムの導入を決定しました。

その理由について情報システム部次長の宮前重幸氏は、「MDISの提案内容は、受注から出荷案内までの一連の業務を大幅に効率化するものでした。また、これまでの食品業界での豊富な導入実績、保守・サポート対応力も評価しました」と語ります。

FAX 受注システムの構築は順調に進み、2009年3月に運用が開始。定型帳票はOCR処理によって文字が自動認識され、オペレータが画面を見ながら確認・修正を行うことで、受注処理の迅速化を実現します。非定型帳票は先進の画像解析技術を活用したFAXイメージ正転機能によって、自動的に方向修正されます（図参照）。オペレータはホスト入力画面で未登録非定型帳票を選択し、左側の画面にイメージデータを表示させ受注登録を行います。FAXイメージを見ながらホストに入力する今までのスタイルを踏襲することで、さらなる生産性向上を図ることができます。

システム構成イメージ

業務効率化、顧客満足度向上、さらに環境負荷低減を実現

システム導入の効果について、情報システム部課長代理の森山徹也氏は、次のように語ります。

「FAX受注システムと基幹システムとの連携を最適化することで、一連のFAX受注処理を大幅に効率化しています。業務負荷が高かった顧客用定型発注書の作成が容易になり、出荷案内送信の処理時間短縮と通信費低減が実現できました」

定型・非定型フォームが混在する帳票の処理は、システム化によってオペレータの負荷を大幅に軽減しました。

「定型帳票におけるOCR処理の認識率は非常に高く、スピーディかつ正確に処理できるようになりました。非定型帳票については、システムによる仕分けとFAXイメージ正転機能、さらに画面の拡大、縮小などの優れた操作性によって、エントリー業務を強力に支援しています」（宮前氏）

その結果、システム導入前ではFAX受注業務が終了予定時刻を過ぎることもありましたが、システム導入後は終了予定時刻前に着実に完了するだけでなく、残りの時間で事後処理などを行えるようになりました。

「FAX受注システムを導入することによって、オペレータを増員することなく処理能力を大幅に向上することができました。業務の生産性は約30％向上しています。さらに、顧客からの問い合わせなどにおいて、過去の発注書の検索、確認の作業がPC画面上でスピーディに行えるようになり、利便性向上とともに、顧客満足度の向上にもつながっています」と芹沢氏は評価します。

加えて、FAX受注帳票のイメージ処理によるペーパーレス化で、大幅な省スペース化を実現しました。同社では発注書保管用ロッカーのスペースを約70％削減。ペーパーレス化は省スペース化だけでなく、環境負荷の低減も実現しています。

グループ会社への適用拡大と、他業務での活用を推進

今後の展望について芹沢氏は、「今後は営業との連携を強化して、OCR処理できる定型帳票の割合を増やし、エントリー業務をより効率的なものにしていく予定です。また、今回構築したシステムをグループ会社の受注業務にも活用し、さらなる効果拡大を図ります」と語ります。

宮前氏は、「認識率の高いOCRは受注業務以外の社内帳票処理にも活用できると考えています。また、特に今回の出荷案内送信業務をシステム化したコスト削減効果は大きく、今後もこのような通信インフラを有効活用した施策による業務効率化も進めていきたい。画像処理をはじめ通信処理ノウハウにも精通しているMDISには、今後も良きパートナーとして期待しています」と語ります。

J-オイルミルズは、新たな価値を創造し続け、社会に貢献し評価される『食』企業を目指します。

お問い合わせの受付は、三菱電機株式会社のご相談受付システムを利用しています。