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FAXOCRシステム MELFOS(FAX受信システム) 導入事例公益財団法人 日本漢字能力検定協会様

繁忙期で1日約900通話にのぼる「日本漢字能力検定」受検申し込みをはじめとしたFAX帳票の仕分け業務をMELFOSで効率化

「日本漢字能力検定」などの運営で知られる公益財団法人日本漢字能力検定協会。同協会は、繁忙期で1日約900通話にのぼるFAXの仕分業務を効率化するために三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社(MDIS)の「FAXOCRシステム MELFOS(メルフォス)」を導入しました。
二次元コードを記載したFAX帳票を活用して仕分けを自動化することで、業務負荷を大幅に削減。さらに、仕分け印刷履歴照会機能により、顧客からの問い合わせに対応する時間も大幅に短縮しています。

手作業によるFAX帳票仕分け業務をシステムで効率化

日本漢字能力検定協会は、年間200万人を超える受検者がいる「日本漢字能力検定(漢検)」や、日本語を母国語としない人向けの「BJTビジネス日本語能力テスト」、文章・読解能力に関する「文章読解・作成能力検定」を実施しているほか、これらの検定・テストをサポートする問題集や参考書、漢字や日本語に関する書籍を発行しています。講演会や啓発イベントも開催しており、毎年年末に京都の清水寺で発表される「今年の漢字」は、協会が主催する行事です。さらに、2016年6月には五感で漢字を学ぶことのできる「漢字ミュージアム」を京都有数の観光地である八坂神社近くにオープンし、修学旅行生や国内外から訪れる観光客に漢字の魅力を広くアピールしていく予定です。

主力事業である「漢検」は、1級から10級まで12のレベルがあり、学生・社会人を中心に幼児から100歳超の高齢者までが受検しています。受検方法には個人と団体の2種類があり、個人受検は全国の主要都市約180ヵ所に設けた公開会場で年3回実施。学校、塾、企業などがまとめて申し込む団体受検は各団体の会場で実施し、国内外で年13回の受検日程があります。

漢検の申し込みは、個人受検の場合がWeb、コンビニ端末、書店で、団体受検はWeb、郵送、FAXとなっています。業務部 部長の西田延弘氏は「漢検全体の9割が団体受検です。その申し込み件数のうち、FAXの比率は全体の約3割です。Web申し込みが増加傾向にあるものの、FAXによる申し込みは根強くあります」と説明します。

日本漢字能力検定協会では、これまでにもFAXによる申し込みをシステムで管理していました。しかしながら従来のシステムでは受信したすべてのFAXを1台のプリンターから出力していたために、人手による仕分け作業が発生していました。業務部 業務チームの東垣麻実氏は次のように課題を説明します。

「受信するFAXは、漢検の団体受検の申し込み以外にも、他の検定の申し込み、書籍の注文、日常的な連絡など多岐にわたります。受信件数は平常時で1日約20通話ほどですが、繁忙期になると1日約900通話にも達します。団体受検の場合、1通話で用紙が1~40枚あり、多い時は100枚に及ぶこともあるので、1日に36,000枚以上のFAXを数人のスタッフで仕分けする必要があります。しかも通話が途中で途切れて時間を空けて再送されるFAXもあり、仕分け作業は非常に煩雑でした」


業務部
部長
西田 延弘 氏


業務部
業務チーム
東垣 麻実 氏


情報システム部
部長
岡山 宜弘 氏


情報システム部
梅景 淳 氏

既設環境の有効活用をはじめとした提案力と充実した保守体制を評価

そこで、次期FAXシステムの選定に着手した日本漢字能力検定協会は、2013年5月に展示会に足を運ぶなど調査を開始。スクラッチ開発とパッケージ導入を比較検討した中から、2013年9月にMDISの「FAXOCRシステム MELFOS」を選定しました。選定の理由について、情報システム部 部長の岡山宜弘氏は次のように語ります。

「大切な申し込み帳票を受信するにあたり、FAXサーバーを2台使った冗長構成とするというMDISの提案内容には、安心感がありました。また、既設のPBX(電話交換機)と仮想サーバーを接続することで電話回線とサーバーを必要以上に増やさず、コストを抑えるという提案も私どもの要望に沿ったものでした。決め手は、多くの導入実績に基づくシステムの完成度の高さと充実した保守体制でした」

システム化においては、二次元コードを活用した「FAX帳票仕分け機能」によって、FAX受信時に帳票の識別と受信パターンの検知を行い、指定のプリンターから出力できるようにしました。FAX受信時は帳票の右隅にある二次元コードをシステムが読み取り、協会内に設置した複数台のプリンターに自動的に振り分けます。情報システム部の梅景淳氏は「FAX帳票が12種類、FAX番号とプリンターが複数あるため、組み合わせが数多くあります。MDISとともに効率的な振り分けのパターンを熟慮しました」と振り返ります。

さらに、受信したFAXの送信元が業務の担当者で確実に把握できるように、「発信者情報特定機能」により、受信FAXの画像に事前に登録しておいた送信元マスターの顧客情報を付加して印刷するようにしました。


システム構成イメージ
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帳票仕分け機能により日々の仕分け作業時間を大幅短縮

2014年4月に本稼働を開始したMELFOSによって仕分け業務は大幅に効率化されました。

「従来は、3人で朝、昼、夕方の3回に分けて行っており、繁忙期にはそれぞれ1時間ほど要していました。それが今では、一部のFAXを手作業で整理するだけなので、10分程度しかかかりません」(西田氏)

専用紙に種類ごとの二次元コードを貼付し、それによって識別されたFAX帳票は、仕分け機能によって業務の担当者の近くのプリンターから出力されるようになりました。これにより、手作業で仕分けして担当者に届けていた時と比べて仕分け作業が1時間から10分へ短縮され、効率化されました。さらに、受信したFAXには送信者名と送信者の電話番号が明記されているので、折り返しの確認も容易になりました。

「従来は、お客様が書類の表と裏を間違えて白紙で送られてきたFAXがあっても、送信元が分からず対応ができませんでした。MELFOSでは、白紙で送られてきたFAXでも上部に送信元が明記されているので、すぐ対応できます。送信時のタイムスタンプも確実に記録され、申し込みの締め切り時間に間に合うように送られたかどうかの判断も正確にできるようになりました」(東垣氏)

また、団体担当者からなどの問い合わせに対しても、受信時刻、受信枚数、発信元FAX番号、団体名から検索が可能なため、確認・対応時間が大幅に短縮されるようになり、お客様サービスの向上につながっています。

さらなるお客様サービス向上に向けて自動返信機能の追加を視野に

日本漢字能力検定協会はさらなるお客様サービス向上と業務効率化に向けて、受信確認のFAXを送信者に自動返信することを検討しています。

「検索機能の向上により問い合わせへの対応の迅速化を実現できたので、次の目標は、送信状況の問い合わせを減らすことだと考えています。今後、運用上の課題を解決しながら、自動FAX返信による受付情報の通知などを実現したいと考えています」(梅景氏)

また、将来の展望として、MELFOSのOCR機能を利用して注文書などの文面を読み取り、データ入力を自動化することも検討しています。

今回のシステム構築・運用を通じて、岡山氏は「大量のFAX受信による用紙切れなどちょっとしたことでも、MDISはきめ細かくフォローしてくれています。また、二次元コードの種類追加やFAXの仕分け先変更についても迅速に対応いただきました。引き続き安心感のある品質の高いサポートに期待しています」と語ります。

日本漢字能力検定協会は、日本語・漢字を学ぶ楽しさを提供し、豊かな社会の実現に貢献します。MELFOSは、それを陰で支える信頼性の高いFAXシステムです。

お問い合わせ

公益財団法人 日本漢字能力検定協会:
http://www.kanken.or.jp/

この記事について:
この記事は、情報誌「MELTOPIA」2016年6月号(No.217)に掲載されたものを転載しました。

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