ここから本文

ホーム > 事例 > マルコメ株式会社様

事例

CTIソリューション 導入事例 一覧はこちら

FAX受注システム 導入事例マルコメ株式会社様

FAX 受注システムの標準機能の活用によりスムーズな導入・運用とともにペーパーレス化、生産性向上を実現

味噌と麹のリーディングカンパニーとして時代やお客様のニーズに合わせて積極的な商品開発を進めるマルコメ株式会社。受注件数の約半数を占めるFAX受注業務の効率化に向けてシステム化を検討する同社は、複数の食品メーカーに足を運び実際の活用状況を確認した中から三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社(MDIS)のFAX受注支援システムを選定しました。カスタマイズを極力抑えることでスムーズな導入を実現するとともに、ペーパーレス化と生産性向上を実現しました。

ペーパーレス化とデータエントリー作業の効率化が課題に

「日本のあたたかさ、未来へ。」をコーポレートスローガンに、日本の食生活を支えるマルコメ。安政元年(1854年)の創業以来、日本古来の発酵技術を通じて生活者のすこやかな暮らしに貢献する商品を提供してきました。簡単、便利、おいしいをコンセプトに1982年に発売した日本初のだし入り味噌「料亭の味」はロングセラーとなり、2009年発売の溶かすことなくおいしい味噌汁が作れる「液みそ」は、手間がかからず、様々なレシピに使用可能と多くのお客様に喜ばれています。最近では、味噌の原料である糀を使った調味料「プラス糀シリーズ」や「糀エナジードリンクhacco」、大豆を使った合わせ調味料「ダイズラボ」など、伝統に新しさを加えた試みを行いながら、お客様の暮らしに貢献する商品を市場に送り出しています。

同社の取引先は加工食品卸売業者が大半を占め、本社の受注センターで全国の注文を受け付け、長野工場で生産した商品を、全国の物流拠点から配送しています。約2,000社ある取引先からの発注は約半数がFAXで、従来は紙のFAX帳票をもとに約20人のオペレーターが受注作業を行っていました。そのため、受注センターでは、1日で1,000枚を超える程のFAX帳票やコピー用紙の取り扱いがありました。

以前は物流管理部で、現在は情報システム部 情報システム課 課長の高野尚武氏は「紙のFAXは保管スペースが必要なだけでなく、問い合わせに対する迅速な対応が課題となっていました。これらの課題を電子化することで解決したいと考えていました」と振り返ります。

受注業務におけるもう1つの課題について、常務執行役員で物流管理本部 本部長の岡田盛雄氏は次のように語ります。

「オペレーターには、ベテランの社員・パートもいれば、配属されたばかりの派遣スタッフもいます。当社の場合、時間指定、配送先指定といった付帯条件が複雑な取引先が多くあります。古くからおつきあいがあるお得意様からは、“いつもの白味噌”といった注文もあり、その内容がしっかり理解できる行き届いた対応が求められます。こうした注文はベテランに割り振るなど偏りが生じていました。また、1人が複数枚のFAX伝票を抱えこんでいても、外からは入力状況がわからず、オペレーターに均等に配分するのも困難でした。そこで、入力業務を標準化したいという思いが強くありました」

さらにシステム導入の目的はもう1つありました。マルコメの受注センターは、通常の入力業務以外にも、全国の物流センターの在庫数量調整も行っているため、受注業務の効率化は至上命題でした。


前列左より、物流管理部 受注業務課 主任 大日方 由紀子氏
常務執行役員 物流管理本部 本部長 岡田 盛雄氏、
物流管理部 受注業務課 関野 聡子氏、
後列左より、物流管理部 受注業務課 課長 斉藤 憲治氏、
情報システム部 情報システム課 課長 高野 尚武氏、
物流管理部 部長 古畑 一彦氏

豊富な導入実績と知見が凝縮されたパッケージの基本機能を評価

マルコメは2012年からFAX受注のシステム化を検討し、最終的に2社に絞った中から、MDISのFAX受注システムの導入を決定しました。決め手になったのは、MDISの豊富な導入実績です。選定に際しては、同社と事業内容が類似している食品メーカー8社を調査。その中の数社には実際に足を運び、MDISのFAX受注システムが現場でどのように活用されているかを確認しました。

物流管理部 受注業務課 課長 斉藤憲治氏は「導入のポイントや運用の工夫、入力体制など生の声を聞き、このシステムならばうまくいくと確信を持つことができました。当初はOCR化も検討していましたが、OCRでなくても十分効果を上げている企業があると確認できたことも安心感につながりました」と語ります。

同社は、2014年6月から導入を進め、同年11月から稼働を開始しました。システム構築にあたっては、パッケージの標準機能をそのまま活用する方針としました。その狙いはコストをかけずにシンプルに導入し、早期にスタートを切ることにありました。物流管理部 部長の古畑一彦氏は導入過程を振り返り次のように語ります。

「最初からカスタマイズを加えすぎても現場は混乱してしまいます。結果的に利用しない機能だった場合はそのコストと努力が無駄になります。現場を熟知したMDISの提案を踏まえ、まずは標準で導入し、オペレーターがシステムの操作に慣れてから必要な機能を吟味して、追加する方式を採用しました」

スキル依存から脱却し業務の標準化・効率化を実現

FAX受注システムの稼働後、約1週間のテスト稼働を経て本格的な利用を開始。新しい入力環境の移行もスムーズに進みました。

オペレーターの管理を統括する物流管理部 受注業務課 主任の大日方由紀子氏は、システム化でもたらされた変化について次のように語ります。

「FAX受信用紙のペーパーレス化により、紙の量は従来の約半分になりコスト削減できました。帳票が電子化されているので、後から問い合わせを受けた際も、すぐに探し出せます。また、FAX機まで紙を取りに行く必要がなくなったことで離席する頻度が減り、業務に集中できるようになりました。さらに、システム上で得意先コードなど、受注入力時に必要なマスター情報が参照できるので、配属されたばかりの新人のオペレーターでも短期間で一定の習熟度に達することができます」

オペレーターとして入力を担当している物流管理部 受注業務課の関野聡子氏は、入力状況が可視化されたことで、業務の効率化が進んでいると語ります。

「それまではオペレーターが個々にFAX伝票を抱えていたので、隣席の人がどこまで入力が進んでいるかまでわかりませんでした。システム化後は全体の処理状況が見えるため、どこに作業が集中しているかが一目でわかり、余裕のあるオペレーターが効率よくサポートに入れるようになりました」

業務の効率化により、経営面にも効果が現れました。

「当社はここ数年で出荷ケース数が伸び、昨年も前年比で約120%となっています。入力量が増え、商品の入れ替えも多数発生している中で、現状のオペレーター数を増やすことなく、受注入力業務を前倒しで終わらせることができていることは大きな効果です。受注量がピークとなる年末の入力も難なく乗り越えたことで、その思いを実感しました」(岡田氏)


システム構成イメージ
拡大画像表示

独自の業務ノウハウをシステム化することでさらなる効率向上へ

2014年11月の本稼働から数ヵ月が経ち、オペレーターもシステムに慣れてきたことから、今後は改善要望を反映させていこうとしています。

「オペレーターからは、特殊処理が必要なFAXを自動的に振り分けてほしい、付箋紙のようなメモ機能を付けてほしい、チェックボタンを付けやすくしてほしいといった意見が出ています。優先順位をつけて対応を検討していきますが、オペレーターからシステムをより効率良く使うための前向きな意見が出されたことも、導入効果の1つだと感じています。MDISにはこれからもアドバイスと支援を期待しています」(斉藤氏)

味噌や麹などの事業を中心に、発酵のさらなる可能性に挑戦しているマルコメは、和食という世界が認めた価値と日本の誇るべき発酵の文化を守り、発展させ、未来につないでいきます。

お問い合わせ

マルコメ株式会社:
http://www.marukome.co.jp/

この記事について:
この記事は、情報誌「MELTOPIA」2015年7月号(No.208)に掲載されたものを転載しました。

電話/FAXと情報システムを統合する CTIソリューションの導入事例一覧はこちら

↑ページの先頭へ戻る