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三菱FAXOCRシステム MELFOS 導入事例株式会社サカタのタネ様

精度の高いOCRによりはがきとFAXの受注業務を効率化しお客様満足度向上を実現

花や野菜の新しい品種を開発し、世界170ヵ国以上に種子を供給している株式会社サカタのタネ。国内個人客向けにタネや苗、園芸用品などを通信販売する同社は、はがきやFAXで寄せられる手書き注文書の受注入力を効率化するために三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社(MDIS)のFAXOCRシステム「MELFOS(メルフォス)」を導入。精度の高いOCRと運用における様々な工夫により、受注から発送までの期間を短縮し、お客様満足度の向上を実現しました。

納期短縮に向け、はがきとFAXの受注入力業務の効率化が課題に

1913年の創業以来、「品質・誠実・奉仕」を社是に事業に取り組んできたサカタのタネ。
2013年には創業100年を迎え、新たな一歩を踏み出しました。国内外に研究拠点を持ち、研究開発に重点を置くサカタのタネでは、メロン「アンデス」やスイートコーン「ピーターコーン」などおなじみの品種を生み出してきました。近年も、暑さに強く、二酸化窒素などの浄化能力に優れる「サンパチェンス®」や、手のひらサイズのネットメロン「ころたん®」など、新しいオリジナル品種を次々と送り出し、人気を博しています。

同社では、花や野菜のタネや苗などを卸売を通じて生産者などに販売する一方、園芸愛好家にはホームセンターや直営店、通信販売を通して小売も行っています。通信販売では年に2回、カラフルな写真を掲載した商品カタログを発行して希望する顧客に配布し、インターネット、はがき、FAXで注文を受け付けています。通信販売部の久戸瀬哲氏は「通信販売部では、正社員、派遣スタッフ、パートなど合わせて約70名体制で、カタログの企画から、受発注処理、システムへの入力、出荷、請求処理まで通信販売に関わる一連の業務を担当しています。そのほかにも有料会員サービス『サカタ友の会』を運営し、会員情報誌を毎月発行しています」と語ります。

同社の通信販売部における主力業務に、インターネット、はがき、FAXで送られてきた注文を入力する受注処理があります。従来はオペレーターが注文用紙を見ながらキーボードで打ち込んでいました。通信販売部の大宮恭子氏は「通信販売をご利用なさるお客様は、50代、60代、70代の年輩の方が多く、手軽に書いて近所のポストに投函できるはがきでの注文は60%以上で、FAXと合わせて全体の80%は手書きです。
当部の入力は、2008年当時、通常時に約8名、繁忙期には部門のスタッフを集めて約20名体制で行っていましたが、手入力による受注入力では処理に時間を要するようになってきました」と説明します。

通信販売部の藤井幸喜見氏は「タネ蒔きはタイミングが大切ですから、お客様には早く商品を届けなければなりません。受注処理に時間を要してしまうと、お客様にご迷惑をおかけしてしまいます。そのため、受注入力の効率化は、何としてでも実現しなければならない課題でした」と語ります。


通信販売部
久戸瀬 哲 氏


通信販売部
大宮 恭子 氏


通信販売部
藤井 幸喜見 氏


有限会社サカタテクノサービス
中村 滋治 氏

文字認識率の高さと実績によりMELFOSを採用

サカタのタネは通信販売の受注処理を迅速化するために、OCRシステムの導入を検討しました。様々な製品を調べ、読み取りテストを行った中で選択したのがMDISのFAXOCRシステム「MELFOS」でした。その理由を藤井氏は次のように語ります。

「国内で導入できる各社のほぼすべてのOCR製品を当社の環境に近い条件で読み取りテストを行いました。その中で、MELFOSは認識精度が高く、黒色のペンで書かれた文字ばかりでなく、青色のペンで書かれた文字まで読み取れました」

選定では、MELFOSの信頼性と実績もポイントになりました。システム面で業務部門をバックアップしているサカタテクノサービスの中村滋治氏は「他のベンダーにFAXOCRシステムの提案を依頼しても、最終的にMELFOSを紹介されることが多く、業界内での実績と信頼性の高さを実感しました」と語ります。

MELFOSの導入は、同社が並行して進めていた基幹システムのリプレースと合わせて進められ、2009年5月から本稼働を開始。当初は、OCR用の受注端末は10台でしたが、通販業務の拡大に合わせて2010年8月には3台増設して合計13台としました。

4回線のサーバー1台でスタートした運用体制も、受注量の増加によってシステム処理能力が限界に近づいていきました。さらに、はがきやFAXの注文を受け付けたことを、希望するお客様にFAXで返信することをシステム対応としたことから、さらなる強化を実施。そこで、2012年2月には4回線のサーバーを1台増設し、合計8回線のサーバー2台構成としました。中村氏は「目的は性能を強化するだけでなく、サーバーが故障した時でも、受注処理を滞らせないために、サーバー2台の運用としました」と語ります。
稼働開始から約4年が経った現在も、FAXOCRサーバーやOCR端末の故障はなく、安定運用が継続しています。

サカタのタネでは、MELFOSの運用面においても工夫を凝らしています。その1つがFAXやはがきの注文フォームです。お客様には、あらかじめ会員番号や氏名、電話番号などの必要な情報が印字済みの注文フォームを商品カタログと一緒に配布しています。これによってお客様が手書きで記載する負担を軽減するとともに、OCRでお客様情報を正確に読み取れるようにしています。商品の注文記入欄についても、OCRで読み取りやすく、お客様が注文を書き込むのに負担にならない行数や記入スペースのサイズを決定しました。

また、通信販売部に届いた注文書を無作為にMELFOSで読み込んでしまうと、読み取りエラーや誤読の修正に負担がかかることがあります。そのため、事前に読み取りやすい字で書かれた注文書とそうでない注文書を手作業で仕分けし、読み取りが困難な注文書については別途処理する運用としました。さらに1人で複数の注文用紙を送ってくるお客様に対する「複数枚対応」など、入力時に発生する様々な例外条件に合わせて、基幹システムの機能も強化。正確かつスピーディーに入力できる環境を整備しました。


システム構成イメージ
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入力に要する時間を短縮し受注入力業務を効率化

MELFOSの導入により、サカタのタネは受注入力の大幅な効率化を実現しました。今まで約8名のオペレーターで行っていた通常時の入力業務は、現在では他の業務と兼任しながら対応しています。タネ蒔きシーズンなどの繁忙期には20名ほど必要でしたが、従来の半数となる10名で対応できるようになりました。1人のオペレーターで処理できる枚数は、約400枚程度と従来の2倍に向上。受注処理にかかる時間も大幅に短縮され、現在ではほぼ当日中に1日分の入力が終了しています。

「受注処理が早く終わることで、確認用の受注明細書もお客様に早く送ることができます。その結果、お客様から注文を確認する問い合わせも減り、対応にかかる負担も軽減できました」(久戸瀬氏)

さらに、MELFOSの入力操作が簡単なことも業務効率化に貢献しています。新人のオペレーターでもすぐに使いこなすことができるため、通信販売部は入力業務と他の業務を兼務する体制を敷いています。「注文量の増減に応じて入力担当者を割り振りながら効率的に運用できるので、通信販売部全体でも柔軟な人材配置が可能になりました」と大宮氏は述べています。

OCR認識性を向上させ業務のさらなる効率化へ

今後については、受注入力のさらなる時間短縮に向けて、OCRのさらなる認識率向上に期待を寄せています。

「インターネットからの注文も増えているとはいえ、はがきによる注文は今後も続いていくことは間違いありません。通信販売部にとって、MELFOSはもはや当社の業務に欠かすことはできません。今後はさらなる読み取り精度の向上をはじめとした進化を期待しています」(大宮氏)

サカタのタネは、これからも自然と共生できる商品を研究開発し、素晴らしい地球環境作りに貢献していきます。

お問い合わせ

株式会社サカタのタネ:
http://www.sakataseed.co.jp

この記事について:
この記事は、情報誌「MELTOPIA」2014年6月号(No.197)に掲載されたものを転載しました。

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