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ビルテナントサービス 導入事例東京ガス都市開発株式会社様

Web対応のシステムへスムーズに刷新し、より高効率なビル管理業務を実現

"より快適な都市づくり、環境づくり"を目指して、ビル賃貸事業、住宅事業、保険事業、スポーツ事業など、幅広い事業を展開する東京ガス都市開発株式会社。

同社は、2004年で竣工10年を迎えた新宿パークタワーのオフィスサポートシステムの老朽化に対応、また更なるサービス向上、業務効率化のために新たなシステムの導入を検討。三菱地所株式会社の関連会社であるメック情報開発株式会社と三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社(MDIS)が共同開発したテナントサービスシステム「e-concierge(イー・コンシェルジュ)」をベースに「Net Bell(ネットベル)」を開発しました。

これにより同社では、ビル管理に関する情報提供や各種届出などがインターネットを通じてスムーズに行えるようになり、テナント入居者との円滑なコミュニケーションや社内業務の効率化に成功しています。


東京ガス都市開発が所有・管理を行っている
新宿パークタワー

専用端末の維持管理が困難となり新システムを検討

日本でも有数のオフィス街、新宿新都心のビジネスエリアに位置する新宿パークタワー。1994年の竣工以来、高さの異なる3層ブロックのユニークな外観は、都心のシンボルとして親しまれています。ビル高層部にはホテル、低層部にはお洒落なインテリアショップやレストランなどが入居しており、休日も多くの人たちで賑わっています。

東京ガス都市開発では、新宿パークタワーの竣工と同時に、専用端末によるオフィスサポートスシステムを導入。空調の温度変更や夜間・休日の在館申請など、テナントの方が専用端末を通じて操作できるよう環境を整えていました。

ところが、使用していた専用端末の製造が中止され、同社では、予備品の調達が困難となってきたことを契機に、新たなテナントサービスシステムの導入を検討。複数のシステムを比較した結果、実績とノウハウをもつMDISが行うことになりました。パークタワービルマネジメント部 技術グループ 課長の竹門潔氏は「新システムは、専用端末ではなくインターネットを利用し、より付加価値の高い機能を追求したいと考えました。機能やコスト、サポート対応力を総合的に判断した結果、MDISを採用することに決めました」と、導入の経緯について語ります。


パークタワービルマネジメント部
技術グループ 課長
竹門 潔氏


パークタワー営業部
営業第二グループ 主査
三宅 玲子氏

インターネットを通じて多彩なサービスを提供

東京ガス都市開発はMDISとともに、従来の専用端末が備えていた機能をより充実させて、インターネット対応の新宿パークタワー向けテナントサービスシステムを開発しました。

本システムを利用するには、まずテナントの方がPCからインターネットを通じてテナントサービスシステムのトップ画面へアクセスします。IDとパスワードを入力すると、各テナントの個別ページへと移り変わり、空調温度変更や夜間・休日在館申請をはじめ、お知らせや耳より情報の閲覧、作業届の申請、管球交換など、さまざまなサービスが利用できます。

例えば、お知らせでは、ビルの設備点検や休館日などの館内情報を告知。耳より情報では、新たに入居する店舗案内やセール、イベントなどお得な情報が随時配信されています。

空調温度変更機能に関しては、ビルマネジメントシステムを経由しビルオートメーションシステムとリアルタイムに連携。テナントの方は、過去2カ月の使用履歴の確認と翌月までの予約を行うことができます。

さらに本システムは、複数のビルにも容易に対応することが可能。1システムで複数のビルに対してサービスを提供することができ、ビル管理にまつわるコスト削減や、作業効率の大幅な向上が期待できます。


テナントサービスシステムのサービス選択画面


システム構成図

きめ細かな権限設定で使い勝手が向上

「ID・パスワードに応じて、利用権限を与えることができる点は、テナントの方にも大変好評です。例えば空調なら、温度変更は誰でもできるが、課金に関わる時間外空調は総務の方しか操作できないなど、きめ細かく設定できます。これは、従来の専用端末にはなかった機能です」と、パークタワー営業部 営業第二グループ 主査の三宅玲子氏は導入効果を語ります。

また、専用端末を使用していた頃は、新たなテナントが入居する際、電話回線の配線工事を行ったり、設置場所などにも気を配る必要がありました。しかし、今回のシステムならインターネットに接続されているPCがあればどこからでも利用できるため、そういった問題も解消されました。

さらに竹門氏はテナントサービスシステムの空調の実績照会機能についても高く評価しています。「以前は、『空調の温度を変えたはずなのに、変わっていない』などの問い合わせに対して、正確に応えることができませんでした。ところが現在は、システムに履歴が残っているので、問い合わせがあっても、スムーズに応えることができます」と笑顔で語ります。

メンテナンス業務の質向上にも大きく貢献

2004年1月に本稼働を迎えてから、順調に動き続けているテナントサービスシステム。竹門氏はその点について「最初からシステムをガチガチに作らず、これまで行ってきた電話や紙ベースでの対応も併用できるように、スムーズにシステム構築してくれたことがポイントではないでしょうか」と分析します。

実際、本システムへ移行するとき、トラブルはほとんどありませんでした。むしろ移行にあたって、テナントを1件ずつ訪問し、事前説明したことの方が大変だったと三宅氏は振り返ります。

さらに、現在の稼働状況について竹門氏は「テナントの方にID・パスワードをお伝えするだけで、問題なくお使いいただいています。ビル管理に関して分からない点はビルガイドなどをご覧になり、ある程度はテナント様ご自身で解決されているようで、問い合わせも随分と少なくなりました。また、これまでは主に総務の方を通じて行っていた室内の管球交換なども、現在は気づかれた方からすぐに連絡が入るので、より迅速に対応できるようになりました。メンテナンス業務の質向上にもつながっています」と語ります。

コンテンツを充実させビルの情報発信ツールに

東京ガス都市開発では、本システムに寄せられるお客様の要望を1つひとつ汲み取り、今後さらにシステムを発展させていく考えです。

例えば、空調の温度変更機能がその1つです。現在の空調では、窓際に部屋を設置した場合、室内温度にムラが発生するケースがあります。こういった課題を解決するため、同社では、外気の影響を受けやすい窓側空調の温度を別途設定できるようにするなど構想を膨らませています。

また同社は、インターネットによるリアルタイム性を活かし、本システムを新宿パークタワーの情報発信ツールとして利用していく考えです。そのためには、ビルガイドをはじめ、より一層コンテンツを充実させるなど、さまざまな工夫が必要となるでしょう。

竣工後10年という節目の年を、新たなシステムとともに迎えた新宿パークタワー。テナントの方と良好な関係を築き、魅力あるビルへと成長するために、テナントサービスシステムに求められる役割は、今後ますます重要となってくることでしょう。

お問い合わせ

東京ガス都市開発株式会社:
http://www.tgud.co.jp/

この記事について:
この記事は、情報誌「MELTOPIA」2005年2月号(No.103)に掲載されたものを転載しました。

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