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Teams電話のメリットと課題
Teams電話のメリットと課題

Microsoft Teams電話(以下、Teams電話)はTeamsを使って従来のビジネスフォンのように外線発着信や内線通話ができる電話サービスです。近年、リモートワークの浸透やTeams利用の増加にともない、既存PBXを廃止してTeams電話に切り替える企業が増えています。働き方改革や在宅コールセンターなどをご検討中の企業のみなさんも、これからTeams電話を検討してみませんか?
このページの要約
- Teams電話はクラウドベースでかんたんに導入できる電話サービス。導入することでさまざなメリットが得られます。
- ただし、Teams電話の録音が必要なケースでは注意しなければいけない点も……
- nokos(ノコス)はTeams電話の録音に特化したサービスです。録音時に問題となりがちな点にも対応した機能を豊富にそろえています!
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目次
1.Teams電話とは
Teams電話はTeamsを使って従来のビジネスフォンのように外線発着信や内線通話ができるクラウドベースの電話サービスです。Teams上から会社の電話番号で発着信できるので、自宅や外出先にいながらオフィスと同様の電話対応が実現できます。
主なメリットとして以下の点が挙げられます。
①導入・運用がかんたん。さらに、BCP対策としてもgood!
内線・外線の接続制御を行うPBXがクラウド上にあるため、オフィスへのPBX設置や電話回線工事が不要です。通信設備や電話回線を自前で保有しなくて済むので、運用・管理の手間もありません。またPBXがクラウド化されていることから、オフィス被災時にも電話対応が継続できるので、BCP対策としても有効です。
②コミュニケーション集約
Teamsアプリひとつあれば、チャットからWeb会議、内線・外線通話まですべて実現できます。Microsoft Teamsに対応していればデバイスの種類は問わず、PC・スマートフォン・タブレットのいずれでも利用可能です。
③リモートワークや在宅勤務に最適
Teams上から会社の電話番号を使って発着信ができるので、自宅や外出先でもオフィスにいた時と同じように電話対応することができます。Teams電話を活用することで場所にとらわれない働き方が可能になります。
2.Teams電話録音時の課題
Teams電話をコールセンター業務やお客様取引のような重要なシーンで利用する場合は、コンプライアンスの観点から通話録音の必要性が生じます。
しかし、Teams電話の録音では以下の点が課題になっています。
①通話録音システムの導入
Teams電話はTeamsの仕組みを利用しているため、Teams電話の通話を録音するためにはこれに対応した通話録音システムの導入が必要です。しかし、通話録音システムをあらたに構築することになると膨大な初期費用が発生し、またシステム維持のために運用・保守も必要になってきます。
②録音漏れや意図的な録音停止の対策
Teams標準の録音機能は人手による操作が必要なため、録音ボタンの押し忘れによる録音漏れが発生しやすく、また意図的な録音停止が容易にできてしまいます。
③録音データを長期間保管する場所の用意
Teams標準の録音機能で録音を行った場合、録音データはSharePointまたはOneDrive上に保存されます。録音データを長期間にわたり保存しておくために、十分なストレージ容量を用意する必要があります。
④録音ガイダンスによる通話録音の告知
お客様との信頼関係を損なわないために、またクレーム・カスタマーハラスメント対策として録音ガイダンスによる通話録音の告知は有効です。Teams電話には録音ガイダンス機能が用意されていないため、通話録音システムなどによって実装する必要があります。
3.nokos(ノコス)とは
nokosは、これらの課題を解決するために生まれたTeams電話録音に特化したサービスです。
Teams電話だけでなく、TeamsやZoomの会議を録音・録画することも可能です。またオプションメニューとして音声テキスト化機能もご用意しています。
上述したTeams電話録音時における課題に対しては、以下の通り最適なソリューションをご提供します。
課題 | nokosで実現できること |
---|---|
①通話録音システムの導入 | クラウドサービスのため、専用サーバの設置は不要。初期導入時の負担が軽く、運用も楽です。 |
②録音漏れや意図的な録音停止の対策 | 録音対象者の通話は全自動録音されるため、録音ボタン押し忘れによる録音漏れの心配はありません。また故意の録音停止もできないため、コンプライアンスの観点からも安心です。 |
③録音データを長期間保管する場所の用意 | 録音データを長期間保管できるクラウドストレージをご利用いただけます。保存期間に応じた柔軟な料金メニューを用意しております。 |
④録音ガイダンスによる通話録音の告知 | 録音ガイダンスを設定することが可能です。録音ガイダンスが不要なお客様はオフにすることも可能です。 |
4.まとめ
Teams電話はクラウドベースの電話サービスです。簡単に導入でき、さまざまなメリットもありますが、録音の際にはいくつか注意が必要です。一方、nokosはTeams電話の録音に特化したサービスです。Teams電話録音時の各種課題に対して最適なソリューションをご提供しております。Teams電話を導入される際はあわせてご検討ください!
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