付加価値を生み出す「e-文書法」対応のポイント

紙による保存コストは年間3,000億円？

経済界からの財務書類や税務書類の電子化容認に対する要望は、企業のIT化が加速し始めた90年代の半ば頃から顕在化され、これを受けて、98年には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」（電子帳簿保存法）が成立しています。ところが、電子帳簿保存法が対象にしていたのは、「自己が一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類」。
つまり電子保存が認められたのは、最初からコンピュータで作成した帳簿書類だけで、紙で受け取る見積書や契約申込書、請求書などは電子保存が認められていませんでした。イメージスキャナを利用して手書きの帳簿書類を電子化する技術は確立されていたものの、税務調査などで、電子化されたデータは改ざんされた痕跡を検知できないというのが大きな理由でした。

その後、こうした課題を解決する手段として、PKI（Public Key Infrastructure）をベースとした電子署名やタイムスタンプと呼ばれる技術が確立。2001年4月には「電子署名及び認証業務に関する法律」（電子署名法）により、電子署名であっても手書きの署名や押印と同等の法的効力が認められるなど、法的な整備も進みました。こうした流れにより、業界団体などが中心となって、電子保存範囲の拡大に対する政府への要望を強めていきました。

なかでも、e-文書法制定の動きを具体化させるのに大きな影響を与えたと言われているのが、社団法人日本経済団体連合会（経団連）の提言や意見です。経団連では、電子帳簿法の施行以前から税務書類の電子化容認を継続的に政府に要請。e-Japan戦略に対しても、経済界を代表して積極的な提言を続けてきました。税務書類全般の電子化についての具体的な提案については、2003年5月から検討を開始。そして、2004年3月には、その結果を「税務書類の電子保存に関する報告書」とともに、「税務書類の電子保存範囲の拡大を改めて要望する」という意見書として提出しています。

ここで大きな注目を集めたのが、税務書類の紙による保存コストが経済界全体で年間約3,000億円にのぼるという試算結果です。保存コストとは、「倉庫代などの保管コスト、書類等の発生場所から倉庫までの運搬コスト、書類等の廃棄コスト、税務調査の便宜等のために保管されている書類の一覧等を印刷するコスト、これら取扱いのための人件費」を指しています。また報告書は、紙による保存コストと電子保存で必要になる新たなシステム投資や運用コストも試算。電子保存が容認されれば、現状の保存コストを大幅に削減できると指摘しています。

紙による保存が義務付けられていることで、企業の経営活動や業務の効率化が著しく阻害されていること、また、改ざんの検知なども含めて電子保存の技術が確立されたことなどの背景から、原則すべての電子保存を容認するのが、e-文書法の制定を前提にしたe-文書イニシアティブです。位置付けはe-Japan戦略Ⅱを加速させる施策の一つで、大きな狙いは企業の文書保存に関わる負担の軽減を図ることにあります。

従来業務を見直し付加価値を生み出す

e-文書法が狙いとする文書保存に関わる負担の軽減。倉庫などの物理的スペースに要するコストや運搬コスト、人件費の削減が、特に膨大な量の紙文書が発生する大企業にとって大きな効果であることは間違いありません。ところが多くの文書は、文書の受付から審査、承認といった一連の業務と密接な関わりを持っています。

文書の電子化は、検索や参照といった利便性を高めるだけではなく、ワークフローを利用した業務処理の実現につながります。今回のエキスパートインタビューにご登場いただいた日本画像情報マネジメント協会の今別府昭夫氏が指摘するように、企業にとっては、その文書に関わる業務効率の向上、さらには、顧客に対する付加価値を提供できるという効果が、非常に大きな意味を持ちます。
こうした効果を引き出すには、単に既存の紙文書を電子データに置き換えるという発想だけでは不十分です。重要なのは、承認プロセスといった従来の業務も見直したうえで、付加価値を高めるという視点からワークフローを整備できるかということです。電子保存システムを導入したから効果につながるのではなく、導入した電子保存システムを運用する中で、いかに効果を高めるかという考え方が求められると言えるでしょう。

技術的課題の解決、法律の整備はITを活用するうえで不可欠な条件ですが、IT導入の効果を最大限に引き出せるかどうかは、導入後の運用が左右します。e-文書法の施行で可能になる文書の電子保存についても例外ではありません。e-文書法への対応では、電子文書の取り扱いや管理に対する基本的な考え方、個人情報を含んだ文書の漏洩を防止できるセキュリティのあり方、責任体制など、運用までを視野に入れた体制やルールの確立が重要になります。技術的な実現手段だけでなく、企業としての対応が求められるということです。

また、実際の運用を考えると、専門的なスキルを持った人材育成も企業にとっては重要な課題になります。効果的な運用には、作成・取得から配布と活用、保存・処分といった文書情報のライフサイクル全体についての管理が必要ですが、これを最適化するには文書情報管理についての専門的な知識と豊富な実務経験が求められるためです。

こうした企業のニーズに応えるために、社団法人日本画像情報マネジメント協会（JⅡMA）が認定している資格に「文書情報管理士」があります。文書情報管理士資格制度は、従来からあった「マイクロ写真士」が発展したもので、2001年から検定試験が実施されています。検定で要求されるのは、コンピュータや画像データに関する知識、法律の知識、運用スキル、応用的なコンサルティング能力といった総合的に文書情報をマネジメントする技術と知識です。

現在は、能力レベルにより上級、1級、2級という3つの資格があり、毎年1回検定試験が実施されています。技術革新や法整備といった環境変化に対応しながら、実務に即した効果的な文書情報マネジメントシステムの構築・運用が求められる中、こうした資格を取得した人材の重要性が、今後さらに高まっていくことは間違いないでしょう。

e-文書法は、文書の電子保存を容認する法律であり、電子保存を義務付ける法律ではありません。したがって、紙による保存から電子保存に移行するかどうかという判断は各企業に委ねられています。とはいえ、文書情報管理の必要性は、利害関係者に対する透明性と説明責任、リスクマネジメントの支援、不測の事態に対応できる最重要情報の保全といった視点からも確実に高まっており、その実現のために電子保存が有効な手段になることは事実です。

また電子保存は、単に記録媒体の変化ではなく、業務や経営にとっての付加価値を生み出す可能性も秘めています。経営という視点から必要性や効果を見極め、IT環境や運用体制を整備する。企業に問われているのはe-文書法という法律への対応方法ではなく、自社にとって最適な文書情報管理システムの構築・運用のあり方だと言えるかもしれません。

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