文書情報管理アウトソーシングサービス
業務で発生する様々な文書・申込書類等のスキャニングやデータエントリ・保管業務を一括で受託します。また紙書類だけでなく、マイクロ資料の電子化、マイクロフィルムの作成、電子データのフォーマット変換などあらゆるニーズにお応えします。
特長
- 貴社敷地内への持ち込み作業や弊社セキュリティエリア内での持ち出し作業など貴社セキュリティ規範に合わせて柔軟な対応が可能です。
- 業務代行に限らず、イメージファイリングシステムや弊社センターとの専用線構築などもワンストップにてご提供いたします。
- 書類の授受から各作業工程・データ納品までのすべての工程は、自社開発の「工程管理システム」にて管理します。急な問合せや再スキャンにおいて、間違いが起きないよう1件単位で管理いたします。
- 金融分野における個人情報保護に関するガイドラインの安全管理措置等についての実務指針（平成29年5月30日 金融庁告示第1号）に適合したセキュリティ体制にて実施いたします。また、 プライバシーマーク等も取得しています。
サービスメニュー
作成・印刷
作成・印刷サービス
- 帳票のレイアウト作成をご支援します。見易さや後処理の容易性等を重視したレイアウト作成が可能です。
- 申込書やカタログ等の印刷・ストック管理を行います。ご要求に応じて、各拠点やご契約者様の自宅へ配送いたします。
発送・回収
書類発送・回収サービス
貴社またはご契約者様のご要求に従い、必要な書類の発送を行います。また記入・返送された書類の回収管理も実施します。
あらかじめ回収見込み者リストがある場合は突合せを行い、未回収のご契約者様へ電話などでフォローを行うことも可能です。回収書類は記入漏れや間違いがないか等の点検作業を行い、不備のある書類はご契約者様へフォローするなど、不備管理を実施します。点検作業後、回収書類のデータエントリを行い、貴社へデータを納品いたします。
スキャニングエントリ
スキャニングサービス
申込書等の書類をスキャニングし、キーエントリ・データエントリを行います。関連システムへの登録や、CD等媒体の作成・お引き渡しが可能です。
詳細は 電子化BPO・スキャニングサービス をご参照ください。
媒体変換サービス
COMやマイクロフィルムのデータをイメージファイリングシステム等で閲覧できるように変換するなど媒体変換作業を実施いたします。
データエントリーサービス
イメージデータを媒体や専用ネットワーク経由でいただき、いただいたイメージデータを元にキーエントリやデータエントリを行います。イメージデータ受け取りの際のセキュリティを考慮し、分割イメージデータの送受信や暗号化システム・専用線の構築等についてもご支援いたします。
※分割イメージデータの詳細については イメージエントリーシステムの「分割イメージデータエントリー」を御覧ください。イメージデータを分割し氏名・住所等の情報を分けておくことで、個人情報を保護いたします。
書類保管
書類保管サービス
お預かりした書類（COMやマイクロフィルム等含む）を保管・管理いたします。詳細は 文書保管サービスをご参照ください。
効果
省スペース化
貴社施設外に事務作業場所を設けることで貴社内での作業場所が不要となり、スペースの有効活用が可能です。
要員削減・事務効率化
事務作業をアウトソーシングすることで事務要員を配置する必要がなくなり、人材リソースの有効活用が可能です。
原本保護
イメージデータでの作業が主体となるため、原本での作業に比べて紛失や漏洩・破損のリスクが低減します。
BCP対策
地盤の強固な遠隔地に事務作業場所を設けておくことで、万一の災害時でも事務作業の継続が可能です。
コスト最適化
自前にて事務作業を行う場合、閑散期や繁盛期に関わらず一定の設備・要員費用が必要となりますが、本サービスの利用でこれら固定費を変動費化することができ、コスト削減が実現可能です。
※本項でのご契約者様とは、貴社のお客様を指します。
※データエントリ・キーエントリはダブルエントリ方式（一つのイメージデータに対して担当者2人が別々にキーワード入力。2人の入力内容を照合し一致していれば登録、不一致なら再入力）を用いることで、入力ミスを防止します。
