文書保管サービス
紙・マイクロフィルム・磁気テープ等の文書を保管する倉庫をご提供します。保管中の文書を早急に確認したい場合でも、書類配達・イメージ文書の送付等で迅速な閲覧が可能です。
特長
- 個人情報保護法等の各法律・規定に則って管理を行っているため、監査にも対応可能です。
- 文書のライフサイクルマネジメント（発生、保管、活用、廃棄）を一括してお任せいただくことが可能です。
- 文書の物理的な管理だけでなく、イメージファイリングシステムや倉庫との専用線構築などもワンストップにてご提供します。
サービスメニュー
原本管理・保管
原本保管サービス
紙やマイクロフィルム、磁気テープ等の原本・媒体をお預かりし、保管します。媒体に応じて適切な温度・湿度にて保管可能です。
在庫ロケーション・証跡管理サービス
保管媒体を、バーコードやICタグでご希望の単位（箱・ファイル・件等）ごとに管理します。単位ごとに管理を行うことで、取り寄せ要求時にも迅速に対応ができ、誰が閲覧したのか、保管期限はいつまでか等を管理することが可能です。
媒体移行サービス
記録媒体の劣化が進み読み取り不可能となる前に、新媒体への移行を実施いたします。
入出庫・集配達
配達・オンデマンドスキャニングサービス
電話やWEBシステム等で各文書を保管単位（箱・ファイル・件等）ごとに取寄せ依頼が可能です。依頼いただいた文書は定期便・急行便による配達や、スキャンして作成したイメージデータをメール・Webなどで送付します。
文書回収サービス
新たに発生した文書を各拠点まで伺い、回収・保管いたします（定期便・予約便）。
原本電子化
文書イメージ化サービス
お預かりしている文書をまとめてイメージデータ化します。イメージデータはファイリングシステムやマイクロフィルムなどの媒体にて管理可能です。
廃棄・抹消
廃棄処理サービス
お預かりしている文書のライフサイクル（保管期限等）を管理いたします。保管期限を過ぎた文書はお客様確認後に、セキュリティレベルに応じて適切な方法（敷地内・外／粉砕・溶解など）で廃棄いたします。廃棄後は廃棄証明書を発行いたします。
効果
保管コスト
- 地方の倉庫を活用することで、お客様施設内（都心部）での保管より不動産コストを抑えることが可能です（取り寄せが多い場合は都市部での保管も可能）。
- 保管エリアに限りがないため、保管場所が飽和する問題がなくなります。
運用要員
専用の文書管理担当者や部署を配置する必要がなくなり、人材リソースの有効活用が可能となります。とくに、棚卸し作業が不要となるため、人件費削減につながります。
セキュリティ・コンプライアンス
- 警備員、監視カメラ、赤外線検知等で２４時間監視するため、高いセキュリティレベルでの管理が可能です。
- 各法律からお客様事務規定を遵守した運用が可能なため、コンプライアンス強化につながります。
- 保管フロアやエリアへの入退室管理を行うため、自社管理よりも情報漏えいなどのリスクが低減します。
BCP対策
- 文書を隔離保管しておくことで万一の災害時に拠点が被災しても、業務の継続が可能となります。
- 原本だけでなくイメージ化データ等複数の方法にて保管しておくことで、より万全なBCP対策が可能となります。
業務効率化・サービス向上
お客様にて書類を管理する手間がなくなり、本業に集中することが可能となります。
