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金融機関様の顧客や従業員のマイナンバー収集・登録・管理業務を代行(BPO、アウトソーシングサービス)します。

サービス概要

マイナンバー提供のための申告書作成から、発送、受付、データ作成、書類保管・廃棄まで、マイナンバー収集・登録・管理業務に関わる作業をワンストップで提供します。

金融機関のホスト→(1)マイナンバー申告書の作成・発送(マイナンバー収集対象の情報を受領→申告書作成・印刷→口座番号・社員番号等をバーコード変換・印字→封入封緘→郵送)→顧客・従業員が申告書記入、提出書類封入→郵送→(2)マイナンバー申告書の受付→(3)書類点検・本人確認→(4)データ作成(スキャン→マイナンバーを口座番号・社員番号等と紐づけてデータ化)→金融機関にデータ納品 →箱詰め・発送→(5)書類保管・廃棄 工程管理システムで作業を全てDBに記録・管理

サービスメニュー

各サービスは、個別にご提供可能です。

①マイナンバー申告書の作成・発送

マイナンバー提供のための申告書を作成し、利用目的通知書・提出方法説明資料・返信用封筒とともに、マイナンバー収集の対象となる金融機関様の顧客や従業員に発送します。

バーコード印字

マイナンバー申告書にバーコード変換した口座番号・社員番号を印字することにより、データ入力作業を効率化します。

申告書設計

ユニバーサルデザインを採用し、わかりやすく記入しやすい申告書を設計・作成します。

②マイナンバー申告書の受付

対象者からの返信を受付け、入手日等を登録します。受付登録後は、独自の工程管理システムでトレーサビリティを管理します。また、未提出者には督促通知を出します。

工程管理システム

独自開発の工程管理システムで、書類の授受からデータ納品までのすべての作業工程を管理します。急な問い合わせや再スキャンにおいて、間違いが起きないよう1件単位で管理します。

③書類点検・本人確認

対象者から受付けた提出書類の点検作業を実施します。提出書類に不備があれば、提出元に不備通知を出し、再提出を依頼します。また、提出書類に基づき本人確認(番号確認と身元(実存)確認)を実施します。

不備対応

同封書類の存在・枚数チェックや、記載内容のチェックを行い、不備が存在する場合は不備管理を実施の上、提出元に再提出を依頼します。不備管理によりトレーサビリティを把握し、回収漏れ等がないよう再提出者へのフォローを実施します。

④データ作成

対象者から提供を受けたマイナンバーを社員番号や口座番号等と紐づけてデータ化します。生成データはCD・DVD等の媒体で納品します。

個人情報の保護

申告書をスキャナーでイメージ化し、個人番号のみ自動切り出しします。入力作業員には個人番号のみ連携し、他の個人情報は開示しません。

個人番号の自動切り出しには、 分割イメージデータエントリーの機能を活用します。

1. 原票をイメージ化(スキャニング)→2. イメージを自動分割(切り出した項目ごとに分類)→3. 分割イメージごとにエントリー(切り出した項目だけを表示)→4. 各エントリーを結合

入力精度の向上

ベリファイ(検査)入力
異なる作業員が入力したデータ同士を突き合わせることにより、一文字単位で入力ミスを検出します。
OCRデータによるベリファイ
OCR処理によって生成したデータで作業員の入力したデータを照合することにより、人手では除去困難なミスを検出します。
スキャン→イメージデータ(個人情報のみ切出し) →OCR(OCR処理でデータ生成) データ入力→ベリファイ入力(検査入力)(一次入力者のデータを二次入力者のデータで照合) →照合(OCR処理によって生成したデータで、ベリファイ入力済みのデータを照合)
データ作成イメージ

⑤書類保管・廃棄

文書保管サービスでは、対象者から受け付けた提出書類を倉庫で保管します。
保管中の文書を早急に確認したい場合は、書類配達・イメージ文書の送付等で迅速に閲覧することが可能です。また、不要となった書類については、溶解・焼却等で廃棄します。

文書保管

書類の保管には、当社契約の 三菱倉庫株式会社のサービス新しいウィンドウが開きますを利用します。
文書の劣化を防止するために適切な温度・湿度に管理された専用スペースや、高頻度な閲覧に対応するための専用棚保管など、お預かりする文書の特性にあった倉庫をご提供します。

従業員・顧客→マイナンバー申告書提出→入力作業場(受付・書類点検・本人確認→スキャン→データ作成→箱詰め・発送)→運搬→倉庫(保管) 金融機関(取り寄せ依頼)→倉庫(運搬)→金融機関 金融機関(廃棄依頼)→倉庫→運搬→廃棄工場(廃棄)
倉庫利用イメージ

サービスの特長

独自の工程管理システムでトレーサビリティを把握

独自の工程管理システムで受付状況、進捗状況、不備状況を記録・管理します。
また、入手日やデータ作成日等のデータをご指定のファイル形式で作成します。

分割イメージデータエントリーによる個人情報の保護

申告書をスキャナーでイメージ化し、個人番号のみ自動切り出しします。
入力作業員には個人番号のみ連携し、他の個人情報は開示しません。

記入しやすい申告書の設計・作成

ユニバーサルデザインを採用し、わかりやすく記入しやすい申告書を設計・作成します。

セキュリティ環境下での作業

特定個人情報保護委員会や、金融庁の定めるガイドラインへの対応を含め、高度なセキュリティ環境下で作業を実施します。また、従業員に対しても一人ひとりに徹底した教育を実施しています。

金融分野における個人情報保護に関するガイドラインの安全管理措置等についての実務指針(平成29年5月30日 金融庁告示第1号)に適合したセキュリティ体制を整えています。また、プライバシーマーク等も取得しています。

豊富な事務受託の実績

証券会社様や生命保険会社様関連の事務受託を中心に、口座登録や書状発送等の事務受託の実績があり、ノウハウを蓄積しています。

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