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Microsoft Teamsの通話や会議を自動記録
「FISC 安全対策基準」対応ストレージを採用した
クラウド録音サービス

近年、営業活動にウェブ会議システムが広く使われるようになってきました。このオンライン営業の普及に伴って顕在化した課題がコンプライアンス管理です。トラブル防止や営業担当の法令遵守意識向上のためには、ウェブ会議でのやりとりを記録する必要があります。三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社(MDIS)の「nokos(ノコス)」は、コラボレーショツールMicrosoft Teams(以下「Teams」)でのやりとりを自動的に記録するサービスです。クラウドベースで容易に導入でき、確実なコンプライアンス管理を実現します。

Microsoft Teamsでのやりとりを自動で記録

新型コロナウイルスの感染拡大によって、リモートでコミュニケーションを取る手段としてウェブ会議システムの普及が進んでいます。最近では社内の会議に留まらず、顧客との商談や取引先との打ち合わせにも使われるようになりました。このため、厳しいコンプライアンス管理が求められる金融機関などではウェブ会議でのやりとりを記録する必要が出てきました。

こうした要求に応えたサービスが、MDISの「nokos」です。nokosを利用することでウェブ会議でのやりとりを自動的に確実に記録に残すことが可能になります。これにより厳重なコンプライアンス管理を実現し、インシデントが発生した時の事実確認もスムーズに行えます。

デジタルトランスフォーメーション事業推進センター
ビジネスイノベーション推進部
次長(兼)第一課長
藤田 喜広 氏
デジタルトランスフォーメーション事業推進センター
ビジネスイノベーション推進部
第一課
馬渡 小春 氏

厳しいコンプライアンス管理が求められる金融機関の営業活動に対応

ウェブ会議システムが金融機関などにおける新たな顧客接点として、存在感を増しています。

デジタルトランスフォーメーション事業推進センター次長(兼)第一課長の藤田喜広氏はその背景を次のように説明します。

「新型コロナウイルスの感染拡大への対策や経営の合理化の中で、金融機関は非対面での取り引きを増やしてきました。しかし複雑な金融商品の販売や融資などでは、やはり営業員が顧客と一緒に資料を見ながら丁寧に説明をする必要があります。ウェブ会議システムで画面共有の機能を駆使することで、遠隔でも対面営業と変わらないサービスを提供できます」

特に、厳しいコンプライアンス管理が求められる金融機関では、従来から顧客との会話をすべて記録する仕組みを整備してきました。しかし、ウェブ会議システムには電話や対面のような記録システムが整っていませんでした。

「Teamsは特にビジネスの世界で広く使われているツールの一つで、金融機関においても普及してきています。そこでMDISではTeamsでのやりとりを全自動で記録することで、コンプライアンスの徹底ができる仕組みを考えました」(藤田氏)

ユーザーによる操作は不要
自動記録で不正を防止

nokos の大きな特長が、Teamsの音声・動画・共有資料を自動で記録できることです。ユーザーはいつも通りにTeamsでウェブ会議を始めるだけでよく、特別な操作をする必要はありません。nokosはあらかじめ決められたユーザーがTeamsでのやりとりを始めると自動的に記録を開始します。ウェブ会議の画面には記録中であることをユーザーに知らせるメッセージが表示されます。ユーザーが故意に記録を止めることはできません。

デジタルトランスフォーメーション事業推進センター ビジネスイノベーション推進部第一課の馬渡小春氏は自動記録の重要性について次のように語ります。

「Teamsに標準で備わっている録画機能はクライアント側の操作が必要なため、記録するか否かはユーザーに依存してしまいます。nokosを使ってシステム側で自動記録することで、記録漏れと不正行為に対する牽制が図れます」

記録したデータは、後から日時やユーザー名で検索し再生やダウンロードが可能で、監査やトラブル発生時の検証に活用できます。

nokosの概要
nokos の概要。Microsoft Teamsの音声や動画を自動で記録し、安全なストレージに保存する

導入の敷居が低いクラウドサービスとして提供

nokos は導入が容易です。nokos はクラウドサービスとして提供されるため専用サーバーの設置や管理を必要としません。すでにTeamsを使っている現場では、大きな初期投資をすることなく、ウェブ会議の自動記録を容易に導入することができます。

また、端末への専用ソフトウエアのインストールも不要です。nokos の設定や、記録データの検索、再生、ダウンロードといった操作はすべてウェブブラウザーから行うことができます。

利用料金はユーザー数に応じた体系になっています(最小10ユーザーから1ユーザー単位で設定可能)。まず少数のユーザーで試験的に導入する、リスクの高いやりとりを行うユーザーに限って記録するといった柔軟な使い方が可能です。また、クラウド版(サービス型)に加えてサーバー型も用意されています。

馬渡氏は導入のハードルを下げることが開発の重要なテーマだったと語ります。

「従来はお客様がウェブ会議の記録システムを導入しようとしても、初期費用や運用保守などの問題がありました。これらの問題を解決するためにnokosはクラウドベースのサービスとして開発しました。すぐに始められて初期投資が少なく、安全性も高いサービスになっています」

FISC 対応のストレージを採用
保存データの高い安全性を確保

nokosは主にコンプライアンスに厳しい金融機関での利用を想定しており、高い安全性を備えています。記録したデータは、金融機関の情報システム向け安全対策基準の業界標準であるFISC 安全対策基準に準拠したマルチクラウドストレージ「Dibertas(ディバタス)」に保存・管理されます。

三菱総研DCS株式会社が提供するDibertasは、FISC 安全対策基準に準拠しているほか、データセンターの品質を格付けする基準でも最高クラス(Tier4)に相当する国内データセンターを使用するなど、きわめて高い安全性を確保しています。

また、MDISは過去20年以上にわたって多くの企業に音声・映像系ソリューションを導入し続けています。音声録音システムについても数多くの導入実績を持ち、そこで培ったシステム構築・保守・運用ノウハウがnokosのサービスにも反映されています。

「音声録音システムだけでなく、ディーリングフォンや一斉放送、音声認識とデータ利活用なども多数の金融機関様への導入実績があります。開発元とも緊密な協業関係を築いているほか、最先端の音声技術を持つ三菱電機情報技術総合研究所との連携といった総合力もMDISの強みだと考えています」(藤田氏)

日報の自動作成など業務効率化のツールとしても活用可能に

2022年3月に提供を開始したnokosは、すでに実際のオンライン営業の記録に使われています。WebexやZoomといったTeams以外のウェブ会議システムへの対応拡大も検討しています。

今後はnokosがもつ自動記録機能と音声認識技術を組み合わせることで、業務効率化、顧客サービスの向上、コンプライアンス強化、コスト削減などに活用できるシステムとして発展していく予定です。例えば、オプションとして、音声認識とAIによる議事録や日報の自動作成、DLP(データ損失防止)といった機能強化が検討されています。

「AIを用いた音声認識や文章要約技術のレベルは年々向上しており、nokosの記録データも、コンプライアンス管理に留まらず顧客満足度の向上や応対品質向上への活用が可能です。MDISはこの分野での豊富なノウハウ・実績をもとに、現時点の技術でできること、できないことを見極め、適切な場面での投入をご提案できます。業務の録音や記録に関してアイデアや課題を持ちのお客様は、ぜひともMDISにお声掛けいただければと思います」(藤田氏)

この記事について:
この記事は、情報誌「MELTOPIA新しいウィンドウが開きます」(2022年6月号)に掲載された内容を転載したものです。

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